As vantagens de automatizar o check-in e check-out na hotelaria

Entenda a necessidade, as formas e as vantagens de se automatizar o check-in nesse novo momento dos meios de hospedagem!

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automatizar o check-in

Se desburocratizar processos já era uma tendência da hotelaria antes do isolamento social, agora é necessidade do hóspede para sua segurança e dos profissionais. Automatizar o check-in, inclusive, é uma das excelentes formas de se atingir esse objetivo.

Ao automatizar o check-in, o meio de hospedagem melhora, automaticamente, melhora o fluxo na recepção, acelera processos e garante a segurança. Além disso, com os dados automatizados, é possível auxiliar outros departamentos como governança e reservas. 

Por que aplicar o check-in online?

O preenchimento da FNRH – Ficha Nacional de Registro de Hóspedes, que é enviada ao Ministério do Turismo é obrigatório. Entretanto, isso é um dos motivos que mais atrasa e tardia o check-in na recepção.

Por isso, o ideal é que esse preenchimento possa ser feito online e antecipadamente. Nesse caso, pode estar tanto no site quanto no aplicativo, por exemplo.

Muitos softwares, inclusive, possuem integração do sistema do hotel com o sistema do MT, facilitando, assim, todo o trabalho e evitando que o cliente fique horas na fila.

Outro ponto importante, é neutralizar dúvidas comuns, motivo esse que também gera grande fluxo na recepção. Para isso, é recomendado que se crie, de forma online, um FAQ respondendo as principais dúvidas.

No FAQ online, formato que pode estar não só no site, como também no aplicativo, é possível descrever formas de pagamento, como funciona o check-in e check-out, como o hóspede irá recolher a chave do quarto, entre outras perguntas.

Três formas de automatizar o check-in:

Chatbot

Assim como é extremamente útil para o setor de reservas, o chatbot (link do artigo chatbot) pode ser utilizado em casos de check-in online para responder outras questões do cliente que não encontrou na aba de FAQ ou até mesmo se quer respostas mais diretas antes de procurar. Além de estar disponível para o hóspede 24h, permitindo que ele tire suas dúvidas em qualquer horário.

Celulares e whatsapp

Muitos empreendimentos não contam com sistemas avançados para atender hóspedes, como pequenos hotéis, hostels e pousadas. Para implementar um sistema online de check-in, nesses casos, inscreva-se através do aplicativo Whatsapp Business e crie uma conta comercial para o seu empreendimento. Lá é possível programar mensagens de saudação e respostas rápidas. Com poucas perguntas o cliente responde os dados principais e o colaborador preenche os dados na ficha.

Check-out

Assim como check-in, finalizar uma hospedagem pode ser mais fácil do que ficar na fila esperando para pagar a conta. Alguns hotéis possuem sistema de faturamento online, onde o cliente recebe a fatura em seu e-mail, outros pedem que o valor seja pago até o dia da estadia, através de transferências bancárias ou crédito.

O mais importante é deixar as informações claras e, principalmente, informar onde o cliente deve deixar as chaves do quarto.

Vantagens de automatizar o check-in e check-out:

Ajuda no marketing

Dentre as vantagens de se automatizar o check-in é que, com os dados coletados (nome, e-mail e telefone, por exemplo), o pós-venda se torna mais fácil e estratégico. Os dados vão indicar o motivo da viagem, quem é o seu cliente, auxiliando a delimitar o perfil do hóspede.

Além disso, algumas vantagens, como check-in antecipado ou check-out tardio podem ser oferecidas em programas de fidelidade para os hóspedes cadastrados.

Após a experiência de aproveitar 100% a sua estadia, o hóspede irá ficar mais satisfeito, principalmente com o ágil atendimento e realizar boas avaliações em sites como Trip Advisor e as pesquisas de satisfação do hotel.

Protocolos de biossegurança

O check-in online também é uma premissa dos principais protocolos de saúde da hotelaria. A ABIH – Associação Brasileira da Indústria de Hotéis em parceria com o Senac em seu protocolo de segurança reafirma as ações online “Intensificar as ações nos canais de comunicação on-line, se possível: no ato da reserva (on-line), já estimular a realização do pré check-in, contendo informações cadastrais como na Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH), anexando dados específicos sobre a saúde do hóspede, ou seja, se o mesmo se enquadra no grupo de risco e se possui plano de saúde, seguro viagem e, no caso de emergência, quem deve ser contatado. Esses dados são importantes, não só para fins estatísticos do turismo nacional, mas, sobretudo, para prevenção do estabelecimento no caso de o hóspede ter algum problema de saúde durante sua estada.”

O FOHB – Fórum de Operadores Hoteleira do Brasil e a marQ Consultoria criaram o Protocolo de Retomada, chancelado pelo Instituto de Medicina da USP. Em sua edição revisada, o protocolo propõe que “Ao optar pelo web check-in, deve ser criado processo para que ele não necessite passar pela recepção para cadastro, mas apenas para receber o cartão (chave) de sua unidade. Pode-se considerar check-in de maneira escalonada por horários. O hóspede pode ser orientado a fazer um pré-check-out on-line na própria unidade habitacional com envio do extrato para conferência, a fim de evitar aglomerações no lobby.


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