07 itens que os planejadores de eventos procuram em um hotel!

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Quando se trata do local perfeito, planejadores de eventos não selecionam o primeiro hotel que encontram. Em vez disso, o processo de pesquisa é extenso. Eles pesquisam online por opções e procuram revisões geradas pelos usuários. Têm também expectativas quando se trata de tecnologia e amenidades. Se você está pensando em contratar os serviços profissionais de um planejador, descubra as sete coisas que eles procuram em um hotel.

  1. Expectativas realistas

Organizadores e planejadores de eventos pesquisam principalmente online. É um dos principais métodos para selecionar um espaço, logo atrás do boca-a-boca. É importante que o site do seu hotel ofereça tudo o que ele precisa saber, incluindo os tipos de eventos que você hospeda, amenidades disponíveis, opções de catering e muito mais. Não se esqueça de incluir fotos. Planejadores de eventos querem ver o espaço e ter uma sensação do que eles podem fazer. Publique fotos de espaços de eventos, vazios e em uso. Descreva quais são os melhores ambientes para cada tipo de evento, por exemplo, o lounge da piscina pode funcionar melhor para um coquetel ou reunião de acionistas.

  1. Comentários gerados pelo usuário

Planejadores de eventos pesquisam online para chegar a uma lista de hotéis em potencial. Em seguida, passam por revisões geradas pelos usuários para ver o que os convidados anteriores e os planejadores de eventos tem a dizer. O conteúdo gerado pelo usuário é mais autêntico e revelador do que o site de um hotel, tornando-o crucial para que o negócio tenha uma presença online positiva.

  1. Comunicação direta

Planejar um evento pode ser estressante. Os planejadores precisam de um ponto de contato para garantir que tudo corra sem problemas. Mas muitos hotéis pecam quando se trata de comunicação aberta e direta. De acordo com uma pesquisa, o tempo de resposta lenta é o maior motivo de frustração que os planejadores enfrentam com os locais. Para eles, o e-mail é crucial. É a maneira mais fácil de enviar uma mensagem ou resposta. Abandonar o formulário e, em vez disso, fornecer um endereço de e-mail onde planejadores podem se comunicar diretamente com um membro da equipe real é uma ótima opção. Os hotéis que oferecem comunicação direta são hotspots aos olhos dos planejadores de eventos.

  1. Espaço ao ar livre

Eventos ao ar livre – de casamentos a reuniões corporativas – estão se tornando cada vez mais populares. Para se destacar da competição, os hotéis devem oferecer espaços ao ar livre adaptáveis que proporcionam uma combinação de luz solar natural e vegetação. Um local assim pode oferecer uma mudança bem-vinda de ritmo que os planejadores de eventos corporativos almejam. Uma varanda, pátio, gazebo ou barraca pode ser o local perfeito para hospedar um lançamento de produto, jantar de equipes ou reunião de vendas. O cenário natural, com flores, árvores e fontes de água, pode ter um efeito positivo na atmosfera do evento. Quando menos restritas pelo ambiente de trabalho estereotipado, as pessoas são mais capazes de compartilhar ideias, comunicar e colaborar.

  1. Wi-fi

No mundo tecnologicamente avançado de hoje, o acesso à internet é mais importante do que nunca. Não só o acesso à internet é uma obrigação, mas também tem que ser rápido e confiável, capaz de lidar com atividades pesadas de dados, como streaming e download. Hoje, é esperado que os hotéis ofereçam wi-fi gratuitamente. Se você planeja adicionar uma sobretaxa para eventos, considere em camadas com base no tamanho e nas necessidades do grupo. Se antecipe e seja honesto sobre custos adicionais. Devido ao tamanho da maioria dos hotéis, provavelmente serão necessários vários pontos de acesso para oferecer cobertura total.

  1. Equipe flexível

Os planejadores de eventos costumam confiar na equipe do hotel para aperfeiçoar os pequenos detalhes e tornar a reunião um sucesso. Os funcionários devem ser treinados para lidar com uma variedade de tipos de eventos, desde casamentos até reuniões corporativas. Uma equipe flexível é inestimável quando se trata de planejar um evento.

  1. O fator UAU

Quando se trata de um hotel, planejadores de eventos estão procurando “fator uau”. Eles querem espaços altamente criativos que desafiam os participantes a pensar fora da caixa. O que torna o seu local diferente? Como você pode destacar sua singularidade de uma forma que seduz os planejadores de eventos? O Fairmont Banff Springs Hotel, no Canadá, por exemplo, oferece a combinação perfeita de local e experiência. A arquitetura imita um castelo imaculado, aninhado entre os Alpes cobertos de neve. Outro exemplo é o The NoMad Hotel em Nova York, que possui espaço exclusivo para reuniões e eventos equipados com tecnologia de ponta e menus especialmente servidos.

Se você quer se destacar da concorrência como um espaço de evento premier é essencial entender o que os planejadores querem. Forneça uma expectativa realista do que você tem a oferecer com um site repleto de informações e imagens de alta qualidade. Mantenha a comunicação simples e fácil com e-mail. E lembre-se da importância do “fator uau” – o que torna o seu hotel único.

Acabamos de encerrar a 57ª edição da Equipotel com muitos negócios realizados e conhecimentos compartilhados, mostrando como a semana da hospitalidade é importante para o mercado! O próximo evento acontece ano que vem, mas continue nos acompanhando para conferir as novidades do setor que podem te ajudar a renovar seus negócios, se atualizar e conhecer as principais tendências.

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