Gestão financeira: como planejar e gerenciar com o orçamento base zero – aliás, você conhece esse termo?

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A área financeira dentro de um meio de hospedagem precisa de atenção redobrada

Orçamento base zero não é nada de novo.  Mas na hotelaria acredita-se que seja muito difícil de estabelecer. Porém, vemos que é exatamente o oposto.

A fim de estabelecer uma base zero, é preciso fazer alguns trabalhos de casa. Nada muito complicado, mas que requer foco e disciplina. Quando isto é exigido, frequentemente a tarefa é deixada na mão de um funcionário júnior, o que é um engano. Ensinar-lhes com o sistema estabelecido é uma boa ideia, mas começar este processo de trabalho exige um indivíduo que possa organizar e alocar recursos dentro de seu departamento e isso significa que precisam ser experientes.

É necessário criar uma lista de contabilidade com detalhes completos. A melhor maneira de fazer isso é executar linha por linha de cada conta nos 12 meses anteriores. Feito isso, é hora de puxar as faturas correspondentes e registrar os itens comprados, as quantidades e o preço unitário.  Isto não é ciência de foguetes, mas não há outra maneira.

Uma vez que isso esteja feito é hora de planejar. Quais são os parâmetros do seu orçamento de despesas ou custo histórico para essa linha de despesa? De sua pesquisa e seu conhecimento de como seu departamento opera o que você precisa para incluir em sua previsão? Faça seu plano e inclua todos os itens, o preço e a quantidade.

A partir da previsão de cada linha, agora tem-se a previsão de despesa total departamental para o mês seguinte. São então submetidos os totais para cada linha aos líderes financeiros e eles consolidam os dados com todos os outros departamentos. Quando isso é feito, é inevitável que os números sejam altos demais e este é o ponto de pivô.

Neste momento, é preciso ter a capacidade de flexionar os gastos com base em receitas, permitindo que cada departamento possa gerir o seu fluxo, podendo reduzir ou mesmo aumentar as quantidades necessárias com base na coleta. Por que reservar uma parcela significativa da receita na área de quartos no “mês a mês”, se é melhor fazer isso de duas em duas semanas. Assim se dá o trabalho baseado em zero: se a previsão foi de 75% de ocupação e uma taxa de $150 e a projeção no dia 15 do mês é de 70% e $145, é preciso ajustar minhas encomendas e despesas para compensar a queda nas receitas. Quando não se tem uma lista detalhada, não se tem uma maneira de saber o que aparar.

Resumidamente, o orçamento zero é como uma compra na mercearia do agregado familiar. Se você enviá-lo para a loja com R$200 e pedir-lhe para comprar alguns mantimentos, ele vai gastar tudo e voltar para casa com muitas coisas interessantes. Por outro lado, se você enviá-lo para a loja com o mesmo dinheiro e uma lista de compras ele vai voltar para casa com o que está na lista. Agora o pivô: esta semana você só tem R$180, então pede para ele ir à loja com a mesma lista e decidir o que podemos viver sem. Dessa maneira, encontra-se a chance de conseguir o que realmente precisamos para mantimentos, dada a previsão revisada. O controle de despesas departamentais de um hotel e o sistema baseado em zero são os mesmos.

 

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